Admissions Officer – private school

Kapital HR is looking for an Admissions Officer – private school:

Main responsibilities:

  • Oversee the guest experience and ensure a personal, friendly experience for anyone coming into the office, and maintain complete accessibility in both availability and warmth of character
  • Respond professionally to direct or indirect enquiries from teachers and parents
  • Arrange meetings or parents’ tours in accordance with internal procedures
  • Provide direct administrative support as needed, including scheduling appointments, meetings and events, booking travel, maintaining filing system, mailing and shipping packages, and updating contact database and students’ list
  • Handling office interactions, responding to requests and questions
  • Perform clerical duties, including, but not limited to, mailing and filing correspondence, preparing reports, placing orders and answering calls 
  • Maintain accurate records and enter data in all the systems the company is using
  • Coordinate with other departments to ensure compliance with established policies
  • Maintain trusting relationships with colleagues, parents and suppliers.

Requirements:

  • Previous working experience as an Office Assistant or in Customer Care
  • English – fluent (all work related activities are performed in English)
  • Outstanding communication and interpersonal skills
  • Customer service skills, preferably with direct exposure to customers claims
  • Able to prioritise easily
  • Analytical problem solver
  • Ability to prepare and analyse data, figures and transcriptions prepared on and generated by computer.
Process Specialist

Kapital HR recruteaza pentru unul din clientii din portofoliu, o scoala privata de renume din Bucuresti o persoana care sa ocupe pozitia de Process Specialist.

Descrierea jobului

Viziunea specialistului în proces este de a sprijini compania noastră în realizarea obiectivelor sale strategice prin procese fiabile și durabile.

Sarcini si responsabilitati:

  • Analizați procesele de afaceri și fluxurile de lucru cu scopul de a afla cum pot fi îmbunătățite sau automatizate.
  • Analizați modelele de proces așa cum sunt (așa cum este), comparați-le cu proiectele viitoare și îmbunătățite (a fi) și determinați modificările necesare pentru a ajunge la starea îmbunătățită.
  • Maparea proceselor – cartografiați procesele existente și proiectați-le pe cele îmbunătățite
  • Documentați standardele proceselor
  • Elaborați proceduri și instrucțiuni de operare, inclusiv manuale de instruire și cursuri pentru a îndeplini specificațiile de operare.
  • Mențineți și actualizați toate documentele legate de proces în scopuri de referință.
  • Colaborați cu managementul pentru a defini valorile cheie pentru toate procesele din cadrul companiei.
  • Efectuați audituri de calitate.
  • Gestionați documente pentru colaborarea și instruirea personalului în SharePoint. Supravegherea performanței personalului raportor, furnizarea de direcții clare și monitorizare periodică și feedback cu privire la procesul de revizuire și aprobare a politicilor și procedurilor în Sharepoint.


Candidatul ideal

  • Diplomă universitară în domeniul financiar sau tehnic
  • Experiență minimă de 3 ani în finanțe și / sau IT
  • Expertiză în proiectarea proceselor și optimizarea proceselor
  • Cunoaștere puternică a instrumentelor de analiză și raportare
  • Inițiativă și proactivitate
  • Abilități foarte bune de comunicare și negociere
  • Competență în limba engleză
Data Protection Officer (DPO)

Kapital HR is recruiting for one of the cilents in the portofolio, a well-known private school in Bucharest, a person to occupy the position of Data Protection Officer (DPO)

Requirements:

  • University Graduate.
  • At least 3 years’ experience as a DPO.
  • Very good knowledge of the provisions stipulated in Regulation (EU) 2016/679 of the European Parliament and of the Council of 27 April 2016, on the protection of natural persons with regard to the processing of personal data and on the free movement of such data, and repealing Directive 95/46/EC (General Data Protection Regulation). 
  • SMSI ISO 27001 certification – will be seen as an advantage.
  • Confident use of technology.
  • Excellent written and oral communication skills in English.
  • Detail orientated, ability to analyze information and come up with solutions.
  • Proactive, positive attitude and flexible.
  • Communication skills, diplomacy.
  • Integrity and professional ethics.

Job description:

  • Informing and advising the organization regarding the existing rights and obligations in the field of personal data protection, including conducting impact studies on data protection and verifying performance.
  • Monitoring the organization on compliance with regulations and legislation on personal data protection – develop and document GDPR processes and integrate them as part of compliance within GDPR legislation.
  • Cooperation and point of contact with the Supervisory Authority for Personal Data Processing, including risk assessments require by law and notifying the GDPR authorities when data is breached.
  • Monitoring the application of tools and methods to improve the effectiveness of the information security management system.
  • Audits, analysis and evaluation of the risks and gaps of personal data processing.
  • Respecting the principle of objectivity in the field of personal data protection.
  • Offer support and oversee the Training & Development process, presenting solutions to streamline the process, in liaison with the HR Department.
  • Act as an internal auditor for the company’s insurance process, ensuring there is no excessive coverage or uncovered areas; in liaison with the President.
  • Streamline and monitor legal processes, reviewing the month-end report received from the company’s lawyer; in liaison with the President.
  • Streamline the process and enforce mechanism for the company’s administrative documents and stamps; in liaison with the OCC Department.
  • Optimize and monitor the company’s archiving process; in liaison with the OCC Department.
English teacher

Kapital HR recruits for one of its clients, an international school, a very well organized English teacher with developed communication skills.

Job description

  • Teaching English to groups of children aged 3 to 18
  • Careful preparation of lessons and teaching materials
  • Creative adaptation of courses according to the needs of students
  •  Participation in the internal professional development program
  • Academic reporting
  •  Meetings with parents
  • Involvement in activities and events organized during the academic year

Candidate profile

  • Adequate knowledge of English
  • Relevant studies for teaching English
  • Positive and results-oriented attitude
  • Interest in professional and personal development
  • Experience in a similar position of at least 2 years is appreciated
  • It is an advantage: holding internationally recognized certificates
Customer Care si Sales Executive

Kapital HR recruteaza pentru unul din clientii sai, o scoala internationala, o persoana energica si proactiva care sa ocupe pozitia de Customer Care si Sales Executive.

Descrierea jobului

  • Indeplineste obiectivele specifice de suport clienti ale departamentului si ale firmei;
  • Participa la sesiunile de training intern si extern realizate de catre firma sau cu sprijinul firmei .
  • Indeplineste, prin sarcinile desemnate de manager, obiectivele personale si indicatorii de performanta;
  • Opereaza cu corectitudine inregistrarile in baze de date si in platforme educationale si actualizeaza in permanenta informatiile legate de clientii firmei.
  • Prezinta ofertele si acorda asistenta clientilor;
  • Analizeaza gradul de satisfactie a clientilor conform politicilor companiei, folosind instrumentele comunicate de superiori
  • Monitorizeaza permanent situatia clientilor (gestioneaza nemultumiri sau reclamatii, urmareste situatiile referitoare la plati) si sprijina activitatea educationala conform calendarului de activitati ale firmei
  • Promoveaza imaginea firmei si a serviciilor oferite si participa la evenimente interne sau externe specifice domeniului;
  • Preia apelurile telefonice, mesajele venite prin email si ofera informatiile necesare;
  • Demonstreaza solicitudine si interes fata de problemele concrete formulate de clienti;
  • Preia feedbackurile si sugestiile clientilor si le transmite superiorilor impreuna cu propriile propuneri de imbunatatire a serviciilor oferite clientilor
  • Identifica si propune cele mai bune solutii convenabile maximal tuturor partilor implicate;
  • Inregistreaza plangerile sau reclamatiile clientilor si urmareste solutionarea acestora
  • Sprijina orice activitate de fidelizare si dezvoltare a relatiilor cu clientii firmei;
  • Sustine activitatea de vanzari a companiei prin calitatea relatiilor dezvoltate cu clientii;
  • Urmeaza procedura de lucru fiind flexibil in acelasi timp, principalul scop fiind satisfactia clientului
  • Contribuie la implementarea strategiilor de vanzari
  • Asigura suport in derularea procesului de vanzare propriu-zisa a serviciilor in conformitate cu politica de marketing a firmei;
  • Efectueaza follow-up la potentialul client.
  • Pregateste materiale si participa activ la toate evenimentele de interes pentru companie;
  • Preia cererile de oferta de la potentialii clienti in cadrul manifestarilor.
  • Gestioneaza materialele de tip carti, manuale, suporturi
  • Tine evidenta tuturor materialelor didactice destinate clientilor firmei;
  • Realizeaza inventarul bibliotecii si gestiunii de manuale a companiei;
  • Inregistreaza intrarile si iesirile de materiale;
  • Da spre imprumut, inregistreaza, verifica si receptioneaza materialele auxiliare de la cursanti
  • Vinde cartile din libraria cu carti de vanzare, preda banii conform procedurilor interne;
  • Deruleaza activitati de protocol si secretariat specifice Receptiei, intampina vizitatorii si raspunde nevoilor acestora;
  • Redirectioneaza apelurile telefonice;
  • Transmite mesajele (documente, fax, mail, etc.) si se asigura de rezolvarea solicitarilor
  • Incaseaza contributiile de la membrii firmei
  • Participa activ la toate sedintele in care este solicitat, isi expune punctul de vedere si sustine deciziile echipei chiar si atunci cand nu este pe deplin de acord cu ele
  • Colaboreaza cu Departamentul Educational privind schimbul de informatii necesar bunei desfasurari a cursurilor, pentru evidenta corecta a stocului de carti si materiale educationale;
  • Inlocuieste persoane din cadrul departamentului Vanzari pentru alte activitati conform sarcinilor trasate sau evenimenteleor deosebite;
  • Asigura arhivarea documentelor prin dezvoltarea si mentinerea unui sistem de indosariere adecvat.

Profil candidat

  • Studii superioare, de specialitate economice, administrative
  • Cunoştinţe bune de utilizare PC;
  • Limba engleza – nivel mediu;
  • Experienta in activitatea de relatii cu clientii, secretariat sau vanzari de minim 2 ani;
  • Abilităţi de rezolvare de probleme;
  • Abilităţi excelente de planificare şi organizare;
  • Orientare catre client si rezultate;
  • Abilitati de comunicare si negociere;
  • Initiativa personala si implicare;
  • Capacitate de a lucra atat individual cat si in echipa
  • Dorinta de dezvoltare personala;
  • Flexibilitate si atitudine pozitiva in modalitatea de abordare si rezolvare a sarcinilor profesionale.
en_USEN